Pages Menu
TwitterFacebook
Categories Menu

Posted by on Feb 7, 2015 in Financien, Starten | 0 comments

Je administratie en boekhouding: een overzicht van wat je nodig hebt

Je administratie en boekhouding: een overzicht van wat je nodig hebt

Of je nu klein of groot bent als bedrijf, van het begin af aan is het belangrijk om een goede administratie en boekhouding op poten te zetten. Dit heb je nodig om aan het einde van het jaar de belastingaangifte te kunnen doen en elk kwartaal of maand de OB aangifte, maar uiteindelijk heb je een goede administratie vooral voor jezelf.

 

Er is een verschil tussen de termen administratie en boekhouden:

  • Boekhouden is het bijhouden van alle financiele gegevens die het bedrijf nodig heeft om te voldoen aan verplichtingen van de overheid, maar ook om intern informatie aan te leveren over hoe je bedrijf het financieel doet.
  • De administratie is het geheel van alle gegevens die in de organisatie gebruikt en opgeslagen moeten worden om de juiste informatie op de juiste tijd beschikbaar te hebben.

Om met het minst leuke gedeelte te beginnen: de boekhouding.

De boekhouding maak je grofweg om 3 soorten overzichten te maken:

  • De balans, die weergeeft hoeveel bezittingen het bedrijf heeft, hoeveel verplichtingen en schulden en hoeveel geld er door de eigenaar in het bedrijf is geïnvesteerd.
  • De resultatenrekening, die weergeeft hoeveel omzet en kosten het bedrijf heeft en hoeveel winst er wordt gemaakt. Dit overzicht is belangrijk voor je belastingaangiften en om te meten hoe goed je onderneming presteert.
  • Het cashflowoverzicht, waarmee je voorspellingen maakt wanneer je geld verwacht te ontvangen en wanneer je het verwacht uit te geven. Dit is belangrijk om op tijd je facturen te kunnen betalen en faillissement te voorkomen.

 

In het begin volstaat het om je boekhouding in een spreadsheetprogramma als Excel op te zetten; je hebt waarschijnlijk weinig verkoopfacturen in het begin en een beperkte hoeveelheid inkoopfacturen. Je kosten en opbrengsten zijn overzichtelijk en je kunt gemakkelijk je BTW verplichtingen bijhouden. Ook een cashflowoverzicht is snel gemaakt. Echter, Excelsheets zijn vatbaar voor fouten, omdat elke cel waar gegevens in staan gemakkelijk gewijzigd kan worden, ook als dit niet de bedoeling is. Ook is het soms moeilijk het overzicht te vinden wanneer je berekeningen moet maken met veel gegevens. De kans op fouten is hierdoor redelijk groot. Echter, de kosten die je bespaart door niet meteen een boekhoudpakket te hoeven nemen en deze in te richten wegen in het begin op tegen deze ongemakken.

 

Fysiek gezien is het goed om de volgende zaken in je administratie te hebben in verschillende mappen:

  • VerkoopfacturenBoekhouding
  • Inkoopfacturen
  • Bankafschriften
  • Belastingadministratie
  • Verzekeringspolissen
  • Contracten
  • En alle overige informatie die specifiek voor jouw bedrijf van toepassing kan zijn.

 

Digitaal gezien moet je het volgende goed bewaren en regelmatig backuppen:

  • Je boekhoudingsbestanden (het allerbelangrijkste!)
  • Je e-mails, zowel verstuurd als ontvangen
  • Het debiteurenbeheer (wie van je klanten moet nog betalen, wanneer en hoe heb je ze aangemaand en welke debiteuren liggen bij het incassobureau?)
  • Een voorraadadministratie indien je een handelsbedrijf of productiebedrijf hebt
  • Alle andere belangrijke zaken die je regelmatig zult moeten gebruiken (bijvoorbeeld formulieren van de KvK, je Algemene Voorwaarden, eventueel digitale facturen, een administratie van verhuurde producten, een overzicht van openstaande waardebonnen etc.)

 

Voor de dagelijkse gang van zaken is het goed om de volgende “werkstapels” te hebben:

  • Verkoopfacturen van je verkochte producten en diensten die nog in de administratie moeten worden ingevoerd
  • Inkoopfacturen die je hebt ontvangen die nog in je boekhouding moeten worden verwerkt
  • En als dit gedaan is, welke facturen nog betaald moeten worden
  • Verkoopfacturen van debiteuren; klanten die achteraf de factuur betalen en waarvan gecontroleerd moet worden dat ze dit ook daadwerkelijk doen.

 

Natuurlijk is er niet 1 oplossing die voor elk bedrijf gebruikt kan worden; elke bedrijf is anders van aard en heeft dus ook andere behoeften aan informatie en gegevens die bewaard en geraadpleegd moeten worden, en ook de boekhouding moet hier in sommige gevallen op worden aangepast.

 

Heb je moeite om te bepalen wat voor jouw bedrijf belangrijk is en hoe je je boekhouding en administratie het beste in kunt richten? Neem contact met me op!

 

Post a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *