Pages Menu
TwitterFacebook
Categories Menu

Posted by on Aug 30, 2014 in Organisatie, Vaardigheden | 0 comments

Hoe besteed ik mijn dag effectief? – 7 tips

Hoe besteed ik mijn dag effectief? – 7 tips

Een van de kenmerken van ondernemerschap is dat het een veelomvattende “baan” is. Waar andere mensen elke dag bijna hetzelfde werk doen, is het kenmerk van ondernemerschap dat je verantwoordelijk bent voor alles in je bedrijf, en ook dat je om moet kunnen gaan met taken en werkzaamheden waarvan je van tevoren niet eens had gedacht dat die er ook bij horen.

In een drukke omgeving met veel verschillende taken kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren. En dat terwijl een ondernemer efficienter moet werken dan een werknemer! Als ondernemer wordt je namelijk keihard afgerekend op je inzet en resultaat, waar je als werknemer wat gemakkelijker de kantjes eraf zou kunnen lopen.

Hieronder geef ik je 7 tips waarmee je voor jezelf meer structuur in je werkzaamheden aan kan brengen. 

  

Sta vroeg op Klok

Toen ik nog een baan had en ik wist dat ik een aantal dingen gedaan wilde krijgen op een dag, zorgde ik ervoor dat ik vroeg opstond en voordat ik naar mijn werk vertrok de dingen had gedaan die ik wilde doen. De tijdsdruk helpt daarbij om beter te presteren.

Hetzelfde geldt als je zelf je werkdag indeelt. Vroeg opstaan zorgt ervoor dat je je lichaam al aan het begin van de dag het signaal geeft: “ik ga dit vandaag afmaken!”. Eenmaal wakker zul je gemakkelijker aan het werk kunnen (wat moet je anders zo ‘s ochtends vroeg?) en als je eenmaal bezig bent is het gemakkelijker om door te gaan met andere dingen. Dit heeft ook te maken met het volgende punt:

Begin de dag met de meest lastige taken

Wanneer je werkt is het fijn je hoofd zo leeg mogelijk te hebben om je echt te focussen op wat je nu doet. Hoe vaak gaat er niet in je hoofd om “Ik moet nog ….”? Daarbij zijn het vaak nog de meest vervelende en lastige taken die je voor je uit schuift, simpelweg omdat je er geen zin in hebt.

Maar hoe zou het zijn om een gevoel te hebben dat zegt: “ik heb de meest lastige dingen gedaan, en ik heb nog de hele dag voor me!”. Precies dat kun je bereiken door juist te beginnen met die rotklussen. Eenmaal klaar hoef je er de rest van de dag niet meer aan te denken en valt alles alleen nog maar mee. In het Engels noemen ze dit: “Swallow a frog at the start of the day”. Het werkt echt!

Zorg voor dagen waarop je je op 1 ding kunt focussen

Niets vervelenders dan van die dagen waarop je alles en nog wat doet, en aan het einde van de dag moet concluderen dat je niets hebt bereikt van wat je wilde doen. De oorzaak hiervan is vaak simpel: je doet teveel verschillende (vaak kleine) klussen waarvan je je ook nog eens af moet vragen hoe belangrijk ze waren.

Het lekkerste vind ik altijd de dagen waarop je weet dat je je op 1 ding kunt focussen, zonder met iets anders rekening te hoeven houden. De dagen waarop je van begin tot eind kunt worstelen met 1 probleem, dingen rustig uit kunt denken terwijl je achterover hangt op je bureaustoel, en dat je weet dat je nergens anders aan hoeft te denken. Geen afspraken waar je op tijd voor weg moet, geen telefoontjes of mailtjes die gepleegd moeten worden. Het is belangrijk om in de flow te raken met je werk. Daarom ook de volgende tip:

Deel je dag in in blokken

Dit kun je op 2 manieren doen: je kunt je dag indelen in blokken waarin je maar 1 ding doet (een boek lezen, een artikel schrijven etc.) of in blokken waarin je wel verschillende dingen doet, maar wel dingen die met elkaar samenhangen.

Waarom? Omdat dit ervoor zorgt dat je efficiënter werkt (je doet de dingen die bij elkaar horen en je verdeelt je aandacht niet) en dit heeft weer als effect dat je in een staat van Flow  terechtkomt. Dit is een staat van denken waarbij je je helemaal kan verliezen in 1 ding, en daarbij soms je hele omgeving niet meer opmerkt. Het is een superefficiënte manier van werken waarbij je veel meer gedaan krijgt.

Een goede manier om hiermee aan de slag te gaan is de Pomodoro techniek . Deze techniek houdt in dat je je werk indeelt in blokken van 25 minuten, en dat je per blok maar 1 ding mag doen. Alle andere afleiding moet je negeren tot het einde van het blok. Na elk blok heb je 5 minuten pauze, waarna je weer verder werkt in een nieuw blok. Na 2 of 3 blokken kun je een grotere pauze houden.

Deze techniek zorgt ervoor dat je gemakkelijker de staat van Flow op kunt wekken en dat je niet afgeleid wordt door triviale zaken. Bovendien krijg je gemakkelijker een voldaan gevoel aangezien je dingen echt gedaan krijgt, wat voor een positieve vicieuze cirkel zorgt. De Pomodoro techniek kun je op allerlei manieren uitvoeren: de simpelste is met een kookwekker. Er zijn echter ook apps en desktopprogramma’s die je kunt downloaden om hiermee aan de slag te gaan.

Beweeg regelmatig

Bewegen moet! De hele dag achter je computer zitten is niet goed voor je gezondheid, en na een tijd ook niet goed voor je concentratie. Zorg er daarom voor dat je om de paar uur een wandelingetje maakt, zodat je stofwisseling weer op gang komt en je je brein leeg kan worden. Veel dingen waar je mee worstelt vallen vaak op hun plek als je er niet actief over nadenkt. Ook kun je weer nieuwe inspiratie opdoen.

Zorg er ook voor dat je regelmatig socializet, zeker als je in je eentje werkt. Ook is het belangrijk om voldoende water te blijven drinken; je zult merken dat je energielevels hier beter van worden.

Werk alle losse eindjes in 1 keer af

Je mailbox opschonen. Telefoontjes plegen. Kleine klusjes doen. Veel kleine taken zorgen samen voor veel werk. Maak dus regelmatig tijd vrij om aan “housekeeping” te doen. Maak 1 of 2 keer per week tijd vrij om je mailbox te schonen. Wees hierbij ook streng op onnodige mails die je binnenkrijgt (updates, nieuwsbrieven) en schroom niet je af te melden als je toch nooit deze mails leest (de meeste nieuwsbrieven kun je ook op de website van de schrijver vinden als je ooit het artikel weer nodig hebt).

Telefoontjes plegen is ook zo’n klus die je het beste op kunt sparen. Als je eenmaal bezig bent is het gemakkelijker om de volgende taak op te pakken. Denk hierbij ook aan de mogelijkheid dit te doen als je onderweg bent. Kleine klusjes op kantoor kun je ook het beste opsparen. Aan het einde heb je een voldaan gevoel en kun je er voorlopig weer tegenaan.

Bewaar al je informatie op 1 plek

Niets is vervelender dan dat je niet bij je hebt wat je nodig hebt. Gelukkig is er tegenwoordig het internet. Mijn eigen systeem is eigenlijk heel simpel: ik heb 1 mailbox (met daarin wel de mogelijkheid om vanaf verschillende adressen e-mail te sturen), 1 cloudlocatie waar ik al mijn bestanden opsla (wel regelmatig backuppen!), 1 takenlijst en 1 agenda. Gezien de enorme verscheidenheid aan dingen die ik doe (prive veel hobby’s, zakelijk veel verschillende klanten) verbaas ik me er af en toe over dat alles hierin nagenoeg foutloos gaat. Probeer te kijken of je alles zo gemakkelijk mogelijk in kan richten, zonder dat dingen overgenomen of gekopieerd moeten worden.

Zelf gebruik ik Google (e-mail, cloudopslag, agenda) en Todoist (takenlijst). Verder gebruik ik Workflowy, maar dit is meer voor het ordenen van ideeen en het uitwerken van grotere projecten. Vanaf mijn telefoon is eigenlijk alles bereikbaar, en op de computer hoef ik eigenlijk alleen maar een goede browser te hebben. Dat scheelt een hoop onnodig gezoek en versnippering!

Post a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *